Einen Pflegegrad beantragen Sie bei Ihrer Pflegekasse — formlos per Anruf, Brief oder online. Die Pflegekasse ist immer bei Ihrer Krankenkasse angesiedelt. Es genügt ein Satz: "Ich beantrage Leistungen der Pflegeversicherung." Notieren Sie das Datum, denn Leistungen werden rückwirkend ab dem Antragsmonat gezahlt. Die Pflegekasse muss innerhalb von 25 Arbeitstagen begutachten lassen.

Dieser Artikel zeigt Ihnen im Detail, wie Sie den Antrag stellen, welche Unterlagen Sie brauchen und wie ein gutes Pflegetagebuch den Unterschied zwischen zwei Pflegegraden ausmachen kann. Die Grundlagen zu den fünf Pflegegraden, Leistungsbeträgen und der Begutachtung finden Sie in unserem Hauptartikel.

Wer kann einen Pflegegrad beantragen?

Grundsätzlich kann jede Person einen Pflegegrad beantragen, die in der gesetzlichen oder privaten Pflegeversicherung versichert ist. Die Vorversicherungszeit beträgt mindestens zwei Jahre innerhalb der letzten zehn Jahre vor der Antragstellung (§ 33 Abs. 1 SGB XI). Auch Zeiten der Familienversicherung zählen dazu.

Antragsberechtigt sind:

Die pflegebedürftige Person selbst — der einfachste Fall.
Angehörige mit Vorsorgevollmacht — eine schriftliche Vollmacht, die den Bereich Gesundheit und Pflege umfasst, reicht aus. Die Vollmacht muss dem Antrag beiliegen.
Gesetzliche Betreuer — wenn eine gerichtlich bestellte Betreuung mit dem Aufgabenkreis Gesundheitsfürsorge besteht.
Der Sozialdienst im Krankenhaus — häufig bei akuter Pflegebedürftigkeit nach einem Sturz, Schlaganfall oder einer Operation. Der Sozialdienst kann den Antrag im Namen des Patienten anstoßen.
Eltern für minderjährige Kinder — bei Kindern unter 18 stellen die Erziehungsberechtigten den Antrag.

Privat Versicherte stellen den Antrag nicht beim Medizinischen Dienst, sondern bei ihrem privaten Versicherungsunternehmen. Dort übernimmt Medicproof die Begutachtung — das Verfahren und die Bewertungsmaßstäbe sind jedoch identisch.

Wo und wie stelle ich den Antrag?

Der Antrag geht immer an die Pflegekasse. Diese ist organisatorisch bei Ihrer Krankenkasse angesiedelt — wer bei der AOK versichert ist, wendet sich an die AOK-Pflegekasse, bei der Techniker Krankenkasse an die TK-Pflegekasse.

Es gibt keinen vorgeschriebenen Weg. Der Antrag ist formlos möglich:

Telefonisch: Rufen Sie die Service-Nummer Ihrer Krankenkasse an und sagen Sie, dass Sie Leistungen der Pflegeversicherung beantragen möchten. Die Kasse notiert den Antrag und schickt Ihnen Formulare zu.
Per Brief oder Fax: Ein formloses Schreiben genügt (Muster siehe unten).
Online: Einige Kassen bieten inzwischen eine Online-Antragstellung über ihr Kundenportal an — darunter die AOK, Barmer und Techniker Krankenkasse. Prüfen Sie die Website Ihrer Kasse.

Musterbrief für den Antrag

Folgender Text reicht als formloser Antrag vollständig aus. Passen Sie die Angaben in eckigen Klammern an:

[Ihr Name]
[Ihre Adresse]
[Ort, Datum]

[Name der Pflegekasse]
[Adresse der Pflegekasse]

Antrag auf Leistungen der Pflegeversicherung

Versichertennummer: [Ihre Versichertennummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich die Feststellung der Pflegebedürftigkeit und die Gewährung von Leistungen der Pflegeversicherung nach dem SGB XI.

[Falls Angehörige beantragen:] Ich stelle diesen Antrag als bevollmächtigte/r Angehörige/r. Die Vorsorgevollmacht liegt bei.

Bitte veranlassen Sie die Begutachtung durch den Medizinischen Dienst. Ärztliche Unterlagen und ein Pflegetagebuch werde ich zum Begutachtungstermin bereithalten.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihre Unterschrift]

Entscheidend: Notieren Sie das genaue Datum Ihres Antrags. Ob Anruf, Brief oder Online-Formular — der Tag der Antragstellung bestimmt den Leistungsbeginn. Denn Leistungen werden rückwirkend ab dem Monat der Antragstellung gezahlt (§ 33 Abs. 2 SGB XI). Wer am 29. März anruft, erhält Leistungen ab dem 1. März. Jeder Tag zählt.

Übrigens: Ihre Pflegekasse ist gesetzlich verpflichtet, Sie über alle verfügbaren Leistungen zu beraten (§ 7 SGB XI). Innerhalb von zwei Wochen nach Antragstellung muss sie Ihnen einen konkreten Beratungstermin anbieten oder einen unabhängigen Pflegeberater benennen. Auch Pflegestützpunkte bieten kostenlose, neutrale Beratung an (§ 7c SGB XI) — Sie finden den nächsten Stützpunkt über die Datenbank des Zentrums für Qualität in der Pflege (ZQP).

Welche Unterlagen brauche ich?

Für den Antrag selbst brauchen Sie zunächst nur Ihren Namen und Ihre Versichertennummer. Die eigentliche Dokumentation wird für den Begutachtungstermin wichtig. Je vollständiger Ihre Unterlagen sind, desto besser kann der Gutachter Ihre Situation einschätzen.

Folgende Unterlagen sollten Sie zusammenstellen:

Versichertenkarte (elektronische Gesundheitskarte) oder zumindest die Versichertennummer.
Ärztliche Diagnosen — idealerweise mit ICD-10-Codes, wie sie auf Überweisungen und Arztbriefen stehen. Bitten Sie Ihren Hausarzt um eine aktuelle Zusammenfassung.
Krankenhausentlassberichte — besonders wichtig, wenn die Pflegebedürftigkeit durch einen Krankenhausaufenthalt ausgelöst oder verschlechtert wurde.
Reha-Berichte — falls eine Rehabilitation stattgefunden hat, enthält der Entlassbericht oft detaillierte Angaben zur Selbstständigkeit.
Aktueller Medikamentenplan — mit Wirkstoff, Dosierung und Einnahmezeiten. Vermerken Sie, ob Hilfe beim Richten oder Einnehmen nötig ist. Dieser Plan belegt den Aufwand in Modul 5 (krankheits- und therapiebedingte Anforderungen, 20 % Gewichtung).
Pflegetagebuch — mindestens 14 Tage, besser vier Wochen (dazu im nächsten Abschnitt mehr).
Vorhandene Hilfsmittel — eine Liste aller genutzten Hilfsmittel: Rollator, Rollstuhl, Pflegebett, Toilettenstuhl, Duschhocker, Inkontinenzmaterial, Kompressionsstrümpfe, Hörgerät, Brille.
Vorsorgevollmacht oder Betreuungsurkunde — wenn nicht die pflegebedürftige Person selbst den Antrag stellt.
Bisherige Pflegegutachten — falls bereits ein Pflegegrad besteht und Sie eine Höherstufung beantragen, legen Sie das vorherige Gutachten bereit.

Tipp: Sammeln Sie alles in einer Mappe und legen Sie Kopien an. Geben Sie niemals Originale ab. Zum Begutachtungstermin sollte alles griffbereit sein.

Das Pflegetagebuch — so führen Sie es richtig

Das Pflegetagebuch ist das wichtigste Werkzeug für eine realistische Einstufung. Ein gut geführtes Tagebuch kann den Unterschied zwischen zwei Pflegegraden ausmachen — bei Pflegegrad 2 gegenüber Pflegegrad 3 sind das allein beim Pflegegeld 252 EUR pro Monat (347 EUR vs. 599 EUR).

Warum das Pflegetagebuch so wichtig ist

Der Gutachter des Medizinischen Dienstes sieht Sie genau einmal, für 60 bis 90 Minuten. In dieser kurzen Zeit muss er beurteilen, wie Ihr Alltag aussieht — jeden Tag, rund um die Uhr. Das Pflegetagebuch schließt diese Lücke. Es zeigt schwarz auf weiß, welche Hilfe tatsächlich nötig ist, wie oft, wie lange und in welchen Bereichen. Ohne Tagebuch werden im Gespräch regelmäßig wichtige Details übersehen — gerade nächtliche Einsätze, Sturzrisiken oder die Hilfe beim Ankleiden.

Mindestens 14 Tage, besser 4 Wochen

Ein Tagebuch über zwei bis drei Tage ist zu kurz — es zeigt nur eine Momentaufnahme. Führen Sie das Tagebuch mindestens 14 Tage, um ein realistisches Bild zu zeichnen. Vier Wochen sind ideal, weil sie auch unregelmäßige Ereignisse erfassen: den Tag, an dem die Inkontinenz besonders ausgeprägt war, die Nacht mit Unruhe und Orientierungslosigkeit, den Arztbesuch, bei dem Begleitung nötig war.

Was Sie notieren sollten

Orientieren Sie sich an den sechs Modulen der Begutachtung. Notieren Sie für jede Hilfeleistung:

Uhrzeit — wann die Hilfe stattgefunden hat.
Tätigkeit — was genau gemacht wurde (z. B. "beim Waschen des Oberkörpers geholfen", "Medikamente gerichtet und angereicht", "zur Toilette begleitet").
Dauer — wie lange die Hilfe gedauert hat, in Minuten.
Art der Hilfe — Anleitung, Beaufsichtigung, teilweise oder vollständige Übernahme.
Betroffenes Modul — ordnen Sie die Hilfe einem der sechs Module zu: Mobilität (10 %), Kognition/Verhalten (15 %), Selbstversorgung (40 %), Krankheit/Therapie (20 %), Alltag/Kontakte (15 %).

Häufige Fehler vermeiden

"Schlechte Tage" nicht auslassen. Viele Angehörige notieren nur die Durchschnittstage und lassen besonders belastende Tage weg — aus Scham oder weil sie denken, es sei untypisch. Das Gegenteil ist richtig: Gerade die schwierigen Tage zeigen den tatsächlichen Pflegebedarf.
Nächte dokumentieren. Wenn Sie nachts aufstehen, um zur Toilette zu begleiten, bei Unruhe zu beruhigen oder das Bett neu zu richten — notieren Sie jedes Mal Uhrzeit, Dauer und Grund. Nächtliche Einsätze fließen in die Bewertung ein.
Keine Selbstverständlichkeiten vergessen. "Ich schneide das Essen klein" oder "Ich lege die Kleidung zurecht" sind Pflegetätigkeiten. Vieles, was Angehörige als Selbstverständlichkeit betrachten, ist im Sinne der Begutachtung relevante Hilfe.
Auch Angehörige führen ein eigenes Tagebuch. Wenn mehrere Personen pflegen, sollte jede ein Tagebuch führen. Das zeigt dem Gutachter das vollständige Bild der Versorgungssituation.

Fristen und Strafzahlungen

Die Pflegekasse steht unter gesetzlichem Zeitdruck. Nach § 18 Abs. 3b SGB XI muss sie Ihnen innerhalb von 25 Arbeitstagen nach Eingang des Antrags den Bescheid zustellen — einschließlich der Begutachtung durch den Medizinischen Dienst.

Versäumt die Pflegekasse diese Frist, haben Sie Anspruch auf eine Strafzahlung von 70 EUR für jede angefangene Woche der Verspätung. Sie müssen die Zahlung nicht gesondert beantragen — sie steht Ihnen automatisch zu. Falls die Kasse nicht zahlt: schriftlich einfordern und auf § 18 Abs. 3b SGB XI verweisen.

Verkürzte Frist von einer Woche: In bestimmten dringenden Situationen muss die Begutachtung sogar innerhalb von nur einer Woche erfolgen:

Die pflegebedürftige Person befindet sich im Krankenhaus oder in einer Rehabilitationseinrichtung und die weitere Versorgung muss geplant werden.
Es liegt eine ambulante Palliativversorgung vor.
Die Person befindet sich in einem Hospiz.

In diesen Fällen kann die Begutachtung auch nach Aktenlage erfolgen — ohne persönlichen Besuch — um die Frist einhalten zu können.

Sonderfall: Höherstufungsantrag

Wenn sich der Gesundheitszustand einer bereits eingestuften Person verschlechtert hat, können Sie jederzeit einen Höherstufungsantrag stellen. Typische Anlässe sind:

Fortschreitende Demenz mit zunehmender Desorientierung
Ein Sturz oder Schlaganfall mit neuen Einschränkungen
Verschlechterung der Mobilität (z. B. durch Arthrose, Parkinson)
Zunahme des medizinisch-pflegerischen Aufwands (neue Medikamente, Wundversorgung, Dialyse)

Der Höherstufungsantrag ist formlos bei der Pflegekasse möglich — ein Anruf oder ein kurzes Schreiben genügt. Er löst eine neue Begutachtung durch den Medizinischen Dienst aus.

Wichtig — kein Risiko einer Herabstufung: Viele Betroffene zögern, weil sie befürchten, durch den Antrag den bestehenden Pflegegrad zu verlieren. Diese Sorge ist unbegründet. Der Höherstufungsantrag allein kann keine Herabstufung auslösen. Der sogenannte Verschlechterungsschutz bedeutet: Die Pflegekasse prüft im Rahmen des Höherstufungsantrags nur, ob die Voraussetzungen für einen höheren Pflegegrad erfüllt sind. Wird das verneint, bleibt der bisherige Pflegegrad bestehen.

Führen Sie für den Höherstufungsantrag erneut ein aktuelles Pflegetagebuch und dokumentieren Sie, was sich seit der letzten Begutachtung verschlechtert hat. Fordern Sie das bisherige Gutachten kostenfrei bei Ihrer Pflegekasse an — der Vergleich hilft, die Veränderungen gezielt aufzuzeigen.

Sonderfall: Eilantrag bei akuter Pflegebedürftigkeit

Manchmal tritt Pflegebedürftigkeit plötzlich ein — durch einen Unfall, einen Schlaganfall oder nach einer schweren Operation. In diesen Situationen ist schnelles Handeln gefragt.

Stellen Sie den Antrag so früh wie möglich, am besten noch während des Krankenhausaufenthalts. Nutzen Sie den Sozialdienst des Krankenhauses — dieser kann den Antrag in Ihrem Namen einleiten und die Pflegekasse kontaktieren.

Bei einem Eilantrag gelten die verkürzten Fristen: Die Pflegekasse muss innerhalb einer Woche begutachten lassen. Die Begutachtung geschieht dann häufig telefonisch oder nach Aktenlage, damit die Versorgung nach der Entlassung nahtlos beginnen kann. Auch ein vorläufiger Bescheid sichert Ihnen den Leistungsanspruch ab dem Antragsmonat — eine gründlichere Begutachtung vor Ort kann später nachgeholt werden.

Häufige Fragen zum Pflegegrad beantragen

Kann ich den Antrag auch online stellen?

Ja, einige Kassen bieten die Online-Antragstellung über ihr Kundenportal an — darunter AOK, Barmer, TK und DAK. Prüfen Sie die Website Ihrer Kasse unter "Pflegeleistungen beantragen". Unabhängig vom Weg gilt: Der Antrag ist formlos möglich. Ein Anruf reicht rechtlich aus — notieren Sie sich Datum, Uhrzeit und den Namen des Gesprächspartners.

Was passiert, wenn die Pflegekasse die Frist versäumt?

Stellt die Pflegekasse den Bescheid nicht innerhalb von 25 Arbeitstagen zu, steht Ihnen eine Strafzahlung von 70 EUR pro angefangener Woche der Verspätung zu (§ 18 Abs. 3b SGB XI). Diese Zahlung soll die Kasse zur Einhaltung der Fristen motivieren. Sie müssen die Zahlung nicht gesondert beantragen — sie wird automatisch fällig. Falls die Kasse nicht zahlt, fordern Sie den Betrag schriftlich ein und setzen Sie eine Frist von zwei Wochen. Bleibt die Kasse untätig, können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihrer Krankenkasse wenden.

Brauche ich einen Anwalt für den Antrag?

Nein. Für die reine Antragstellung brauchen Sie weder einen Anwalt noch einen Berater. Der Antrag ist bewusst einfach gehalten — ein formloser Satz genügt. Kostenlose Unterstützung bei der Vorbereitung auf die Begutachtung erhalten Sie bei Pflegestützpunkten (§ 7c SGB XI), Sozialverbänden wie dem VdK oder SoVD sowie bei unabhängigen Pflegeberatern. Einen Anwalt oder Sozialrechtsexperten sollten Sie erst einschalten, wenn Sie nach einem abgelehnten Widerspruch Klage beim Sozialgericht erwägen — wobei auch dieses Verfahren für Versicherte in erster Instanz kostenfrei ist.

Kann mein Pflegegrad durch einen Höherstufungsantrag sinken?

Nein. Ein Höherstufungsantrag führt entweder zu einer Anhebung des Pflegegrades oder zur Beibehaltung des bestehenden Grades. Die Pflegekasse prüft im Rahmen dieses Antrags ausschließlich, ob die Voraussetzungen für einen höheren Pflegegrad vorliegen. Eine Herabstufung allein durch den Höherstufungsantrag ist nicht möglich. Sie können den Antrag also ohne Risiko stellen, wenn Sie der Meinung sind, dass sich der Zustand verschlechtert hat.

Wie lange gilt ein Pflegegrad?

Ein einmal festgestellter Pflegegrad gilt unbefristet. Es gibt keine automatische Überprüfung. Der Gutachter kann im Gutachten eine Wiederholungsbegutachtung empfehlen — etwa nach ein oder zwei Jahren. Eine Herabstufung ist nur möglich, wenn sich der Zustand nachweislich und dauerhaft verbessert hat. In der Praxis kommt das selten vor.

Quellen: §§ 7, 7c, 14, 15, 18, 33, 36, 37, 38 SGB XI; Leistungsbeträge gültig ab 01.01.2025 (PUEG-Anpassung +4,5 %); MD-Begutachtungsrichtlinien. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für eine persönliche Einschätzung wenden Sie sich an Ihren Pflegestützpunkt oder Ihre Pflegekasse.